Een Nederlandse deelnemer aan mijn training vertelde onlangs:
“Ik dacht dat het overleg goed ging – tot mijn Duitse collega’s ineens alles wilden uitstellen.”

Ze was verbaasd: het gesprek verliep vriendelijk, iedereen leek tevreden.
Toch bleek later dat de Duitse kant nog ‘mehr Bedenkzeit’ nodig had.
Het klinkt als een klein misverstand, maar het raakt aan een fundamenteel verschil in communicatiecultuur.

Wie ooit met Duitsers heeft vergaderd, weet: stilte, grondigheid en hiërarchie spelen een grotere rol dan wij gewend zijn.

1. De Nederlandse vergadercultuur: snel, open, informeel

Nederlanders staan bekend om hun overlegcultuur.
We zijn gewend om ideeën meteen op tafel te leggen, te brainstormen, te overleggen als gelijken.
Een goede vergadering voelt hier als een gesprek tussen collega’s, niet als een hiërarchisch moment.

We waarderen snelheid en transparantie: iedereen mag iets vinden, en beslissingen worden het liefst direct genomen.

2. De Duitse aanpak: grondig, gestructureerd, hiërarchisch

In Duitsland verloopt dat anders.
Een vergadering is daar vaak het slotstuk van het denkproces, niet het begin.
Men bespreekt niet om te beslissen, maar om te bevestigen wat al intern is afgestemd.
Besluitvorming is vaak zorgvuldig voorbereid: via interne notities, hiërarchische afstemming en schriftelijke input.
Een vergadering is dan het moment waarop de gezamenlijke richting officieel wordt vastgelegd.

Voor Nederlanders kan dat aanvoelen als “stroperig” of afstandelijk,
voor Duitsers juist als professioneel en betrouwbaar.

3. Stilte is geen ongemak

In Nederland vullen we stiltes snel op – we willen dat de sfeer goed blijft.

In Duitsland kan stilte juist een teken zijn van nadenken, respect of zorgvuldigheid.
Een stilte betekent: ik neem je opmerking serieus.
Wie die stilte opvult met extra toelichting, kan per ongeluk overkomen als ongeduldig of onzeker.

Tip: leer stilte verdragen.
Kijk rustig rond, noteer iets, geef ruimte.
Dat moment van nadenken is vaak het belangrijkste van het overleg.

4. Hiërarchie en verantwoordelijkheid

Duitse bedrijven, zeker de Mittelstand, werken traditioneel hiërarchischer dan Nederlandse organisaties.
Dat betekent niet dat medewerkers geen stem hebben – maar hun inbreng gebeurt meestal via hun leidinggevende.

Nederlanders willen vaak meteen met “de juiste persoon” praten.
Duitsers daarentegen hechten aan structuur: wie welke beslissing mag nemen is helder vastgelegd.

Dat verklaart waarom Nederlandse spontaniteit (“Zal ik het anders direct even met hem afstemmen?”) soms als grensoverschrijdend wordt ervaren.

5. Wat kun je als Nederlander doen?

Bereid meer voor. Duitsers waarderen documentatie: stuur agenda, notulen, cijfers of voorstellen op tijd.
Wees geduldig met besluitvorming. Een ‘ja’ komt pas als alles intern klopt.

Gebruik duidelijke, respectvolle taal. Geen grapjes over “even kortsluiten”, liever: “Könnten wir das in einem kurzen Austausch klären?”
Observeer lichaamstaal en stiltes. Ze zeggen vaak meer dan woorden.

6. Vergaderen als brug

Als je leert om die verschillen niet als obstakel maar als aanvulling te zien, verandert alles.
De Nederlandse openheid kan verfrissend zijn, de Duitse zorgvuldigheid geruststellend.

Echte interculturele vaardigheid betekent dat je beide stijlen kunt inzetten — weten wanneer je beter luistert, en wanneer je beter zegt wat je bedoelt.

Kom onderdompelen!

Tijdens mijn onderdompelingstraining Zakelijk Duits oefenen we precies dat: hoe je als Nederlander overtuigend en ontspannen communiceert met Duitse partners, ook in formele contexten.

Lees meer over de driedaagse training in Duitsland.

Meer lezen?

Over directheid en diplomatie: eerlijkheid in Duitse en Nederlandse communicatie

Over kritiek in Duitsland: waarom het niet persoonlijk is (en hoe je er professioneel mee omgaat)